Über die Minianwendung Planung von Anruf/Konferenz können Sie eine zukünftige Konferenz planen. Wenn Sie eine Konferenz geplant haben, sendet das System Konferenzbenachrichtigungen an die eingeladenen Teilnehmer.

conference_schedule_tab

Diese Registerkarte wird auch von den Registerkarten Kalenderansicht und Besprechungsansicht verwendet, wenn Sie sich dazu entscheiden, eine vorhandene Konferenz zu bearbeiten.

Konferenz-Ressourcen
Sie können Einwahlkonferenzen planen. Das System kann jedoch für diese Konferenzen keine Ressourcen zurückstellen und garantieren. Wenn Sie eine Konferenz planen oder ändern, und das System anhand der bereits geplanten Konferenzen zu dem Ergebnis kommt, dass zum Zeitpunkt Ihrer Konferenz nicht ausreichend Kapazität zur Verfügung steht, zeigt es eine Warnmeldung an.

So planen Sie eine Konferenz:

1.Klicken Sie unter der Registerkarte Hauptfenster auf die Minianwendung schedule_head Planung von Anruf/Konferenz.

2.Wählen Sie die Registerkarte Eine Konferenz ansetzen.

3.Geben Sie im Abschnitt Teilnehmer die Personen ein, die zur Konferenz eingeladen werden sollen. Während Ihrer Eingabe werden vom Portal Übereinstimmungen aus den Verzeichnissen angezeigt; wählen Sie eine Übereinstimmung zur Vervollständigung der Eingabe aus. Sie können eine ganze Gruppe aus Ihrem persönlichen Verzeichnis hinzufügen, indem Sie den Gruppennamen eingeben.

Um einen externen Kontakt hinzuzufügen, der noch nicht im Verzeichnis enthalten ist, klicken Sie auf das Symbol external_invite, und geben Sie die Kontaktdetails ein.

Zum Suchen nach einem Kontakt im Verzeichnis klicken Sie auf conference_add_from_directory. Geben Sie den gewünschten Namen ein, und suchen Sie in der Liste der persönlichen und Systemkontakte. Klicken Sie auf eine der Übereinstimmungen, um den Kontakt den Teilnehmern hinzuzufügen.

4.Geben Sie einen Betreff ein, der den Grund für die Besprechung zusammenfasst.

5.Die Eingaben in den Feldern Host-Code und Teilnehmercode entsprechen automatisch Ihrer Konferenz-PIN. Bei Bedarf können Sie die Werte jedoch ändern.

6.Geben Sie unter Standort einen Hinweis zum physischen Standort einer Besprechung an, die parallel zur Audio-Konferenz stattfindet.

7.Geben Sie unter Beschreibung zusätzliche Informationen zur Konferenz ein.

8.Legen Sie das Datum und die Uhrzeit für den Beginn und das Ende der Konferenz fest.

9.Wenn die Teilnehmer zu Beginn der Konferenz vom Server angerufen werden sollen, wählen Sie Autom. Einwahl.

10.Wenn Sie eine Web-Zusammenarbeitssitzung parallel zur Audio-Konferenz ausführen möchten, um beispielsweise Dokumente zu teilen, wählen Sie Webkonferenz, und geben Sie die entsprechende URL ein, um auf die Sitzung zuzugreifen.

11.Wenn die Konferenz in regelmäßigen Abständen wiederholt werden soll, wählen Sie Wiederholung, und legen Sie die Häufigkeit und das Ende der Konferenzwiederholungen fest.

Wiederholungsmuster
Über dieses Feld können Sie die Häufigkeit jeder wiederholten Konferenz auswählen.

Täglich
Bei Auswahl dieser Option steht zusätzlich entweder die Option Jeden Tag oder Jeden Werktag zur Verfügung.

Wöchentlich
Bei Auswahl dieser Option können Sie festlegen, an welchen Wochentagen die Besprechung stattfinden soll.

Monatlich
Bei Auswahl dieser Option können Sie den entsprechenden Tag des Monats (nach Datum) auswählen und festlegen, wie viele Monate zwischen den wiederholten Besprechungen liegen sollen.

Zeitraum auswählen
Über dieses Feld haben Sie die Möglichkeit, das Datum festzulegen, an dem die Konferenzwiederholungen enden sollen.

11.Als Gastgeber der Konferenz können Sie sich nach Ende der Konferenz einen Konferenzbericht per E-Mail zukommen lassen. Wählen Sie hierzu E-Mail-Bericht.

12.Klicken Sie auf Planen.

11.Der Planer zeigt eine Zusammenfassung an und fordert Sie dazu auf, die Besprechung zu bestätigen.
confirm_conference

12.Klicken Sie auf Ja.

Wenn das System anhand der anderen bereits geplanten Konferenzen zu dem Ergebnis kommt, dass nicht ausreichend Kapazität für all Ihre Konferenzteilnehmer zur Verfügung steht, zeigt es eine Warnmeldung an. Sie können auswählen, ob Ihre Konferenz dennoch gebucht werden soll, oder ob Sie Änderungen an deren Einstellungen vornehmen möchten.
conference_schedule_no_resources

13.Klicken Sie auf Schließen. Der Planer versendet Konferenzbenachrichtigungen an die Teilnehmer.