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Uso del one-X Portal

Puede usar el gadget Programación de llamadas/conferencias para programar una conferencia futura. Cuando haya programado la conferencia, el sistema enviará notificaciones de conferencia a los invitados.

conference_schedule_tab

Esta ficha también es utilizada por las fichas Vista de calendario y Vista de reuniones cuando las selecciona para editar una conferencia existente.

Recursos de conferencias
Puede programar conferencias de punto de encuentro. Sin embargo, el sistema no puede reservar ni garantizar recursos para estas conferencias. Si al programar o cambiar una conferencia el sistema determina, en base a las otras conferencias ya programadas, que no habrá capacidad suficiente en el momento de su conferencia, mostrará una advertencia.

Para programar una conferencia:

1.En la ficha Principal, haga clic en el gadget schedule_head Programación de llamadas/conferencias.

2.Seleccione la ficha Programar una conferencia.

3.En la sección Participantes, introduzca las personas que desea invitar a la llamada. A medida que escriba, el portal mostrará las coincidencias de los directorios. Seleccione una coincidencia para completar la entrada. Puede agregar un grupo completo desde su directorio personal al escribir el nombre de grupo.

Para agregar un contacto externo que no se encuentra actualmente en el directorio, haga clic en el icono external_invite e ingrese los detalles.

Para buscar un contacto del directorio, haga clic en conference_add_from_directory. Ingrese el nombre que desea hacer coincidir y busque dentro de la lista de contactos personales y sistema. Haga clic en una de las coincidencias para agregarla a los participantes.

4.Introduzca un Asunto que resuma el motivo de la reunión.

5.Los campos Código de host y Código de participante coinciden automáticamente con el PIN de la conferencia. Sin embargo, puede cambiarlos si es necesario.

6.En Ubicación, configure una nota para la ubicación física de cualquier reunión física que se lleve a cabo en paralelo con la conferencia de audio.

7.En Descripción, ingrese cualquier detalle adicional para la conferencia.

8.Configure la fecha y las horas de inicio y de finalización de la conferencia.

9.Si desea que el servidor llame a los participantes al comienzo de la conferencia, seleccione Autoinvitar.

10.Si desea ejecutar una sesión de colaboración web en paralelo con la conferencia de audio (por ejemplo, para compartir documentos), seleccione Conferencia web e introduzca la URL para acceder a la sesión.

11.Si desea que la conferencia se repita a intervalos regulares, seleccione Recurrencia y configure la frecuencia de repetición de las conferencias y el momento en que deben finalizar las repeticiones.

Modelo de recurrencia
Este campo le permite seleccionar la frecuencia de cada conferencia repetida.

Diario
Cuando se selecciona esta opción, las opciones adicionales Todos los días o Todos los días hábiles están disponibles.

Semanal
Cuando se selecciona esta opción, puede seleccionar en qué día de la semana debe llevarse a cabo la reunión.

Mensual
Cuando se selecciona esta opción, puede seleccionar el día del mes (por fecha) y la cantidad de meses entre repeticiones.

Seleccionar rango de ocurrencias
Este campo le permite configurar la fecha en que deben finalizar las conferencias recurrentes.

11.Como host de la conferencia, puede recibir un informe de la conferencia por correo electrónico cuando finalice la conferencia. Para recibirlo, seleccione Informe por correo electrónico.

12.Haga clic en Programar.

11.El programador mostrará un resumen y le solicitará que confirme la reunión.
confirm_conference

12.Haga clic en .

Si el sistema determina, en base a las otras conferencias ya programadas, que no habrá capacidad suficiente para todos los invitados a su conferencia, mostrará una advertencia. Puede seleccionar si aún desea reservar la conferencia o regresar para cambiar la configuración.
conference_schedule_no_resources

13.Haga clic en Cerrar. El programador enviará notificaciones de conferencia a los participantes.

 

 

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Número 17.b.-
lunes, 17 de enero de 2022