Le modalità con cui gli utenti possono partecipare alle conferenze Incontro dipendono dall'amministratore del sistema. Questi può configurare numeri speciali che è possibile comporre per ogni singola conferenza o che è necessario immettere quando viene richiesto il numero della conferenza.
Tuttavia, se il sistema supporta il gadget Pianificazione chiamata/conferenza è possibile utilizzare la relativa visualizzazione riunioni per partecipare a qualsiasi conferenza Incontro pianificata o a cui si è stati invitati.
Per effettuare questa operazione, nella Visualizzazione riunioni individuare la riunione e fare clic sull'icona 
. Se la riunione include una sessione di collaborazione Web, è inoltre possibile fare clic sull'icona 
per partecipare alla sessione di collaborazione Web.