È possibile utilizzare il gadget Pianificazione chiamata/conferenza per pianificare una conferenza futura. Quando la conferenza è stata pianificata, il sistema invia notifiche sulla conferenza alle parti invitate.
Questa scheda viene anche utilizzata dalle schede Visualizzazione calendario e Visualizzazione riunioni quando si effettua la selezione per modificare una conferenza esistente.
•Risorse delle conferenze
È possibile pianificare conferenze Incontro. Tuttavia, il sistema non è in grado di riservare e garantire risorse per tali conferenze. Quando si pianifica o si modifica una conferenza, se il sistema determina dalle altre conferenze già pianificate che non vi sarà capacità sufficiente in quel momento per la conferenza, visualizza un avviso.
Per pianificare una conferenza:
1.Nella scheda Principale fare clic sul gadget 
Pianificazione chiamata/conferenza.
2.Selezionare la scheda Pianifica una conferenza.
3.Nella sezione Partecipanti immettere le persone che si desidera invitare alla chiamata. Man mano che si digita, il portale mostra le corrispondenze dalle rubriche. Selezionare una corrispondenza per completare l'immissione. È possibile aggiungere un intero gruppo dalla rubrica personale digitando il nome di tale gruppo.
•Per aggiungere un contatto esterno che non è al momento nella rubrica, fare clic sull'icona 
e immetterne i dettagli.
•Per cercare un contatto della rubrica, fare clic su 
. Immettere il nome da individuare e ricercare all'interno dell'elenco dei contatti personali e di sistema. Fare clic su una delle corrispondenze per aggiungerla ai partecipanti.
4.Immettere un Oggetto che riepiloghi il motivo della riunione.
5.I campi Codice host e Codice partecipante corrispondono automaticamente al PIN della conferenza. Tuttavia, è possibile modificarli secondo necessità.
6.In Località impostare una nota per l'ubicazione fisica di eventuali riunioni fisiche che si stanno svolgendo in parallelo con la conferenza audio.
7.In Descrizione, immettere eventuali dettagli aggiuntivi sulla conferenza.
8.Impostare la data e l'ora per l'inizio e per la fine della conferenza.
9.Affinché il server chiami i partecipanti all'inizio della conferenza, selezionare Invita automaticamente.
10.Se si desidera eseguire in parallelo all'audioconferenza una sessione di collaborazione Web, ad esempio per condividere i documenti, selezionare Conferenza Web e immettere l'URL per l'accesso alla sessione.
11.Se si desidera ripetere la conferenza a intervalli regolari, selezionare Ricorrenza e impostare la frequenza di ripetizione della conferenza e la fine della ripetizione.
•Modello ricorrenza
Questo campo consente di selezionare la frequenza di ciascuna conferenza ripetuta.
•Giornaliera
Quando selezionata, le opzioni aggiuntive Ogni giorno o Ogni giorno della settimana sono disponibili.
•Settimanale
Quando selezionata, è possibile selezionare i giorni della settimana in cui la riunione deve essere eseguita.
•Mensile
Quando selezionata, è possibile selezionare il giorno del mese (specificando la data) e il numero di mesi che devono trascorrere tra le ripetizioni.
•Selezionare l'intervallo di occorrenze
Questo campo consente di impostare la data in cui le conferenze ricorrenti devono terminare.
11.In qualità di host conferenza è possibile ricevere tramite e-mail un rapporto sulla conferenza quando questa termina. Per ricevere un rapporto, selezionare Invia rapporto tramite e-mail.
12.Fare clic su Pianifica.
11.Il pianificatore visualizza un riepilogo e chiede di confermare la riunione.
12.Fare clic su Sì.
•Se il sistema determina dalle altre conferenze già pianificate che non vi sarà capacità sufficiente per tutti gli invitati alla conferenza, visualizza un avviso. È possibile scegliere se prenotare la conferenza o tornare indietro per modificarne l'impostazione.
13.Fare clic su Chiudi. Il pianificatore invia le notifiche sulla conferenza ai partecipanti.