De telefoon die u parallel met one-X Portal gebruikt, zal een aantal aspecten van de werking van one-X Portal beïnvloeden. Dit onderdeel biedt notities over die interactie.
Oproepenlogboek
Het oproepenlogboek dat wordt weergegeven is opgeslagen in het telefoonsysteem als onderdeel van uw gebruikersinstellingen. Er wordt maximaal 30 records opgeslagen, waarbij nieuwe records de oudere vervangen als de limiet is bereikt. Voor herhaalde oproepenlogboeken van en naar hetzelfde nummer wordt echter het bestaande bestand bijgewerkt en wordt het aantal oproepen in het bestand verhoogd.
Voor inkomende oproepen worden standaard alleen persoonlijke oproepen (niet oproepen naar een huntgroep) voor de gebruiker die zijn beantwoord door de gebruiker of die ergens onbeantwoord zijn gebleven opgenomen in het oproepenlogboek.
•Gemiste oproepen
Oproepen die niet door u worden beantwoord maar door voicemail of een ander toestel worden gewoonlijk niet geregistreerd als gemiste oproepen. De beheerder van uw telefoonsysteem kan echter het vastleggen van gemiste oproepen configureren.
•Gemiste oproepen voor huntgroepen
Standaard worden alleen oproepen voor huntgroepen geregistreerd die door u worden beantwoord. De beheerder van uw telefoonsysteem kan echter uw oproepenlogboek zodanig configureren dat gemiste huntgroepoproepen voor geselecteerde huntgroepen worden vastgelegd.
•Automatische verwijdering
Oude oproeprecords worden automatisch verwijderd als de capaciteit van het oproepenlogboek volledig wordt benut en een nieuwe oproeprecord moet worden toegevoegd. Bovendien kan de beheerder van uw telefoonsysteem het telefoonsysteem zodanig configureren dat vermeldingen in het oproeprapport na een ingestelde periode worden verwijderd.
Telefoonoproepenlogboek
Als u een telefoon uit de 1400-, 1600-, 9500- of 9600-serie gebruikt met een knop Oproepenlogboek of Geschiedenis, wordt standaard hetzelfde oproepenlogboek als op one-X Portal op de telefoon getoond. U kunt vervolgens uw oproepenlogboek vanop de telefoon of vanuit one-X Portal gebruiken en bewerken. De twee zullen parallel worden gewijzigd.
Als u een ander type telefoon met een oproepenlogboek gebruikt, zal het oproepenlogboek door de telefoon zelf zijn opgeslagen en stemt het dus mogelijk niet overeen met het one-X Portal-oproepenlogboek. Oproepen die bijvoorbeeld gevoerd worden met one-X Portal, kunnen mogelijk niet in het oproepenlogboek van de telefoon verschijnen en omgekeerd.
In beide gevallen worden in het one-X Portal-oproepenlogboek niet meer dan 255 records weergegeven.
Persoonlijk telefoonboek
Als u een telefoon uit de 1400-, 1600-, 9500- of 9600-serie met een knop Contactpersonen of een telefoon uit de T3-serie gebruikt, kunt u ook de contactpersonen uit uw persoonlijke telefoonboek via de telefoon gebruiken en ze bewerken met behulp van de telefoon.
1. Contactpersonen die worden toegevoegd aan het persoonlijke telefoonboek, worden opgeslagen door de one-X Portal-toepassing en het telefoonsysteem en worden gesynchroniseerd gehouden. De one-X Portal-toepassing en het telefoonsysteem kunnen maximaal 250 persoonlijke contactpersonen per gebruiker opslaan (afhankelijk van de beperkingen van het systeem zelf).
•Eventuele contactpersonen die worden geüpload vanuit de Avaya IP Office Plug-in worden weergegeven in de groep Outlook onder het tabblad Persoonlijk. Deze worden uitsluitend opgeslagen in de one-X Portal en komen bij de maximaal 250 contactpersonen in het persoonlijke telefoonboek.
2.Contactpersonen kunnen worden bewerkt via de telefoon of via one-X Portal.
3.Contactpersonen uit het persoonlijke telefoonboek die worden weergegeven door one-X Portal kunnen verschillende nummers bevatten, met één daarvan geselecteerd als het huidige primaire telefoonnummer. Het overeenstemmende record in het telefoonsysteem kan slechts één nummer bevatten. Dit zal worden gewijzigd om overeen te stemmen met het huidig geselecteerde primaire telefoonnummer op one-X Portal als die selectie gewijzigd is.
Aantal oproepen
one-X Portal beperkt het aantal oproepen niet dat u kunt opzetten en ontvangen. U kunt slechts één verbonden oproep tegelijkertijd hebben, maar u kunt meerdere oproepen in wachtstand hebben op hetzelfde moment. Uw telefoonsysteem beperkt echter het aantal inkomende oproepen dat u kunt ontvangen.
•Telefoons met oproepknoppen
Veel Avaya-telefoons hebben programmeerbare knoppen die geconfigureerd zijn door de systeembeheerder als oproepknoppen. Wanneer u een van deze telefoons gebruikt, wordt voor elke oproep die u opzet of ontvangt een oproepknop gebruikt waarmee deze oproep kan worden geregeld (indrukken om vast te houden, opvragen, gegevens bekijken, enz.).
•Inkomende oproepen worden weergegeven op een geschikte oproepknop indien beschikbaar. Als er geen oproepknop beschikbaar is, zal het telefoonsysteem de oproep behandelen als of u bezet bent voor eventuele bijkomende inkomende oproepen.
•Voor uitgaande oproepen kunt u one-X Portal gebruiken om bijkomende uitgaande oproepen op te zetten zelfs wanneer alle oproepknoppen van uw telefoon in gebruik zijn. Als u dit doet, zullen sommige oproepen niet worden weergegeven door en daarom niet regelbaar zijn via een oproepknop op de telefoon.
•Telefoons zonder oproepknoppen
Als de telefoon die u gebruikt, geen oproepknoppen heeft, regelt uw instelling voor Wachtende oproep aan, die is ingesteld door uw systeembeheerder, het aantal oproepen dat u kunt ontvangen.
•Als uw instelling voor Wisselgesprek aan ingeschakeld is, kunt u one-X Portal gebruiken om extra inkomende oproepen te beantwoorden. Eenmaal dat u twee oproepen hebt die worden behandeld, worden eventueel inkomende oproepen door het telefoonsysteem behandeld als of u bezet bent. Met one-X Portal kunt u echter nog steeds bijkomende uitgaande oproepen opzetten.
•Als uw instelling voor Wachtende oproep aan niet ingeschakeld is, zal het telefoonsysteem u behandelen als of u bezet bent eenmaal dat u een aangesloten oproep hebt. Met one-X Portal kunt u echter nog steeds bijkomende uitgaande oproepen opzetten.
Opmerkingen
1.U kunt slechts één aangesloten oproep tegelijkertijd hebben. Als u verbinding maakt met een andere oproep (door een oproep op te zetten, een oproep te beantwoorden, een oproep uit parkeerstand halen, een oproep uit wachtstand opvragen, enz.) wordt de bestaande oproep waarmee u verbonden was automatisch in wachtstand geplaatst. Dit noemt men automatische wachtstand. Uw systeembeheerder kan Automatische wachtstand voor het ganse systeem deactiveren. Wanneer dit gebeurt, wordt de verbinding van elke huidige oproep verbroken wanneer u verbinding maakt met een oproep.
2.Dit is niet van toepassing op geparkeerde oproepen. In tegenstelling tot oproepen in wachtstand, worden ze geparkeerd op het telefoonsysteem in plaats van op uw telefoon in wachtstand geplaatst.
Inkomende oproepen
De oproepen die door one-X Portal naar u worden gestuurd, worden nog steeds volledig gecontroleerd door de instellingen van het IP Office-systeem. Dit geldt bijvoorbeeld voor de instellingen voor wachtende oproepen of het aantal knoppen dat verschijnt, enz. Dit is van toepassing op rechtstreekse oproepen en oproepen voor huntgroepen waar u lid van bent. Problemen met inkomende oproepen waarbij de one-X Portal-gebruiker niet op de hoogte wordt gebracht, zijn het gevolg van de configuratie-instellingen van het IP Office-systeem.
Uitgaande oproepen
Uw uitgaande oproepen zijn onderhavig aan uw configuratie-instellingen voor IP Office. Het enige verschil met oproepen vanaf uw telefoon is dat u one-X Portal kunt gebruiken om extra oproepen tot stand te brengen. Als bijvoorbeeld alle oproepknoppen van uw telefoon in gebruik zijn, kunt u nog steeds one-X Portal gebruiken om extra oproepen tot stand te brengen.
Het oproepenlogboek dat op sommige telefoons wordt getoond en de functie Opnieuw kiezen gebruiken informatie die is opgeslagen door de telefoon. Dit zal gewoonlijk geen oproepen bevatten die gemaakt zijn met behulp van one-X Portal.
Knoppen oproepengadget
Als de gebruiker een telefoon gebruikt waarvan het IP Office-systeem geen off hook kan forceren, zijn de volgende verschillen van toepassing. Dit geldt voor analoge telefoons en sommige SIP- en DECT-telefoons.
•Bij een inkomende oproep, met de telefoon op de haak, zal one-X Portal de gebruiker geen knop Beantwoorden aanbieden. U moet de telefoon handmatig van de haak nemen om de oproep te beantwoorden met de knoppen op de telefoon. Dit omvat de B179-, J129- en H175-telefoon. Gebruik van de portalknop voor het beantwoorden van oproepen wordt ondersteund voor telefoons uit de 1100/1200-serie en E129-telefoons.
•Bij het tot stand brengen van een oproep van one-X Portal terwijl de telefoon op de haak ligt (bijvoorbeeld na het invoeren van een nummer en klikken op Bellen of na een voicemailbericht te hebben geselecteerd om af te spelen), zal het telefoonsysteem u bellen en wordt de uitgaande oproep alleen tot stand gebracht als u opneemt (de hoorn van de haak neemt).
Bij sommige telefoons kunt u een nummer invoeren om te bellen terwijl de hoorn op de haak ligt. Dit wordt en-bloc kiezen genoemd. Het IP Office-systeem, en dus ook one-X Portal, herkent deze activiteit niet totdat de voorbereide cijfers door de telefoon worden verzonden.
•Dit is gewoonlijk het geval bij telefoons op een DECT-systeem en bij SIP-telefoons.
•De Avaya 1400, 1600, 9500, 9600, M-serie en T-serie telefoons kunnen ingesteld worden voor en-bloc kiezen.
Opmerking: Een telefoon uit de 1100-serie geeft niet aan of de hoorn van de haak ligt in one-X Portal.