Do planowania konferencji można użyć gadżetu Planowanie konferencji. Po zaplanowaniu konferencji system wyśle powiadomienie o konferencji do wszystkich zaproszonych uczestników.
W przypadku edycji zaplanowanej konferencji dane z tej karty są wyświetlane również na kartach Widok kalendarza i Widok spotkań.
•Zasoby konferencji
System umożliwia zaplanowanie konferencji Meet Me. Jednakże nie może zarezerwować ani zagwarantować dostępności zasobów dla wszystkich konferencji. Jeśli podczas planowania lub zmiany ustawień konferencji system, po uwzględnieniu innych zaplanowanych konferencji, stwierdzi, że nie jest w stanie zapewnić wystarczającej przepustowości, wyświetli odpowiednie ostrzeżenie.
Aby zaplanować konferencję:
1.Na karcie Strona główna kliknij gadżet 
Planowanie konferencji.
2.Wybierz kartę Zaplanuj konferencję.
3.W sekcji Uczestnicy wprowadź użytkowników, których chcesz zaprosić na konferencję. Po ich wprowadzeniu w portalu zostaną wyświetlone zgodne wyniki z katalogów; wybierz je, aby zakończyć wprowadzanie. Możesz dodać całą grupę z katalogu osobistego – wystarczy, że wpiszesz jej nazwę.
•Aby dodać kontakt zewnętrzny, którego nie ma w katalogu, kliknij ikonę 
i wprowadź szczegóły.
•Aby znaleźć kontakt w katalogu, kliknij ikonę 
. Wprowadź nazwę, którą chcesz porównać i wyszukać, a następnie przeszukaj katalogi osobiste i systemowe. Kliknij jedno ze znalezionych dopasowań, aby doodać je do uczestników.
4.Wprowadź Temat określający przyczynę zwołania spotkania.
5.Pola Kod organizatora i Kod uczestnika zostaną automatycznie wypełnione numerem PIN konferencji. W razie potrzeby możesz zmienić te dane.
6.W polu Lokalizacja wprowadź fizyczną lokalizację miejsca spotkania przeprowadzanego równolegle z audiokonferencją.
7.W polu Opis wprowadź dodatkowe informacje o konferencji.
8.Ustaw datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia konferencji.
9.Jeśli chcesz, aby serwer zadzwonił do uczestników i rozpoczął konferencję, wybierz opcję Automatyczne zaproszenie.
10.Jeśli równolegle do audiokonferencji chcesz otworzyć sesję współpracy przez sieć, np. w celu współdzielenia dokumentów, wybierz opcję Konferencja internetowa i wprowadź adres URL sesji.
11.Jeśli konferencja będzie odbywać się regularnie, wybierz opcję Powtarzanie i wprowadź częstość powtarzania konferencji oraz planowany koniec powtarzania.
•Wzór powtarzania
W tym polu możesz określić częstość powtarzania konferencji.
•Codziennie
Po zaznaczeniu tej opcji aktywne staną się dodatkowe opcje: Każdego dnia lub Każdego dnia roboczego.
•Raz w tygodniu
Po zaznaczeniu tej opcji należy określić dzień tygodnia, w którym spotkanie będzie się odbywać.
•Raz w miesiącu
Po zaznaczeniu tej opcji należy wybrać dzień miesiąca (datę) oraz liczbę miesięcy, w których spotkanie będzie się odbywać.
•Wybierz zakres powtarzania
W tym polu możesz określić datę zakończenia powtarzania konferencji.
11.Jako organizator po zakończeniu konferencji możesz otrzymywać pocztą elektroniczną raport z konferencji. W tym celu zaznacz opcję Wyślij raport e-mailem.
12.Kliknij przycisk Zaplanuj.
11.Narzędzie do planowania wyświetli podsumowanie i monit o potwierdzenie spotkania.
12.Kliknij Tak.
•Jeśli system po uwzględnieniu innych zaplanowanych konferencji stwierdzi, że nie jest w stanie zapewnić wystarczającej przepustowości dla wszystkich zaproszonych uczestników konferencji, wyświetli odpowiednie ostrzeżenie. Wówczas możesz określić, czy nadal chcesz zarezerwować zasoby na konferencję, czy też wrócić do ustawień.
13.Kliknij przycisk Zamknij. Narzędzie do planowania wyśle powiadomienie o konferencji do wszystkich jej uczestników.