Manager: Paramètres de configuration
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Manager: Paramètres de configuration
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Configuration du standard automatique |
Ce menu est accessible à partir de la page Système en sélectionnant Administrer le standard automatique. |
Ce menu est accessible à partir de la liste Tâches d'administration en sélectionnant Configuration du standard automatique. |
Ce menu est utilisé pour configurer les fonctions du standard automatique fourni par le système téléphonique. Avec la version 6.1+, 9 standards automatiques maximums sont pris en charge. La liste déroulante du champ Standard automatique permet de sélectionner le standard automatique qui est configuré.
Quand les appels sont-ils dirigés vers un standard automatique ?
La messagerie vocale IP Office Basic Edition - Quick Mode prend en charge la configuration de 9 services de standards automatiques pour prendre et rediriger les appels. Si un standard automatique a été configuré, il peut être utilisé pour répondre aux appels comme suit :
| • | Service de standard automatique immédiat L'un des standards automatiques peut être défini comme étant la Destination de couverture d'une ligne précise. L'appel est présenté immédiatement au standard automatique. |
| • | Service de standard automatique différé / facultatif Le paramètre du Calendrier VMS de chaque ligne peut être utilisé pour définir si les appels non pris doivent être dirigés vers un standard automatique sélectionné. Vous pouvez activer les paramètres pour le service de jour, le service de nuit, les deux ou aucun (par défaut). Le délai utilisé avant d'aller au standard automatique est défini par les paramètres de ligne Délai VMS - Jour et Délai VMS - Nuit selon le cas. |
Horaires du message d'accueil
Le standard automatique peut diffuser différents messages d'accueil à différentes heures de la journée. Le message d'accueil est toujours suivi du message annonçant les différentes options de menu. Ces champs sont utilisés pour configurer les horaires pendant lesquels chaque message d'accueil est utilisé.
Si les horaires se chevauchent, le message d'accueil utilisé sera le premier message valide pour cette période dans l'ordre suivant matin, après-midi ou soir. Pour les appels en dehors d'une période configurée ou lorsque l'option de service de nuit du système est activée, le message d'accueil en dehors des heures de bureau est utilisé.
| • | Matin : Par défaut = 08h00 à 11h59 Configurez les horaires de fonctionnement pour le message d'accueil du matin. |
| • | Après-midi : Par défaut = 12h00 à 17h59 Configurez les horaires de fonctionnement pour le message d'accueil de l'après-midi. |
| • | Soir : Par défaut = 18h00 à 21h00 Configurez les horaires de fonctionnement pour le message d'accueil du soir. |
Configurer les profils
Il s'agit des paramètres généraux du standard automatique.
| • | Standard automatique : La liste déroulante du champ permet de sélectionner le standard automatique qui est configuré. Avec la version 6.1+, 9 standards automatiques maximums sont pris en charge. |
| • | Le bouton Ajouter vous permet de créer un nouveau standard automatique. 9 standards automatiques maximums sont pris en charge. |
| • | Le bouton Supprimer supprime le standard automatique actuellement sélectionné. Cela n'efface pas les messages d'accueil qui ont été enregistrés pour le standard automatique. Le premier standard automatique ne peut être supprimé. |
| • | Inactivité maximum : Par défaut = 8 secondes. Plage = 1 à 20 secondes. Ce champ définit le délai d'attente, après lecture des invites, du standard automatique avant l'activation d'une touche valide. Lorsque ce délai expire, l'appelant est transféré à l'opérateur (premier poste du système). |
| • | Message de menu : Par défaut = Chaque menu utilise son propre message, Version logicielle = 6.1 Chaque option de profil horaire qu'utilise un standard automatique peut avoir son propre ensemble d'actions ; ainsi un message d'actions séparé à passer après le message d'accueil approprié peut être requis. C'est le rôle du paramètre Chaque menu utilise son propre message. Sinon, vous pouvez sélectionner l'une des options de menu comme message d'option de menu à passer à tout moment de la journée. |
| • | Numérotation directe par numéro : Par défaut = activé pour le premier standard automatique par défaut. Désactivé pour les autres standards automatiques. Ce paramètre affecte le fonctionnement des touches utilisées dans le menu du standard automatique défini pour utiliser l'opération Numéroter par numéro. |
| • | Si sélectionné, la touche appuyée pour l'opération est incluse dans les numéros suivants composés par l'appelant pour la correspondance du poste. Par exemple, si 2 est défini pour l'opération Numéroter par numéro, un appelant peut composer le 20 pour appeler le poste 20. |
| • | Si non sélectionné, la touche appuyée pour l'opération n'est pas incluse dans les numéros suivants composés par l'appelant pour la correspondance du poste. Par exemple, si 2 est défini pour l'opération Numéroter par numéro, un appelant doit composer le 2 suivi du 20 pour appeler le poste 20. |
| • | Suivre le service de nuit : Par défaut = Activé, Version logicielle = 6.1+ Lorsque cette option est sélectionnée, pendant que le système est en service de nuit, le standard automatique utilisera ses messages d'accueil et les actions de menu En dehors des heures de bureau. Si elle n'est pas sélectionnée lorsque le système est en service de nuit, le standard automatique applique les options de messages d'accueil et menu en fonction des paramètres de profil horaire. |
| • | Ordre de correspondance de la numérotation par nom Par défaut = Dernier, puis premier. Détermine l'ordre des noms utilisé pour les touches paramétrées sur Numéroter par nom. Les options disponibles sont Premier, puis dernier ou Dernier, puis premier. |
| • | Langue : Par défaut = Langue système correspondante, Version logicielle = 6.1+. Ce paramètre contrôle la langue utilisée pour les messages d'action du standard automatique. Si cette option n'est pas définie, le paramètre Langue du système est utilisé. |
| • | Les options sont les suivantes : Arabe, Portugais (Brésil), Français (Canada), Cantonais, Danois, Néerlandais, Finnois, Français, Allemand, Italien, Coréen, Mandarin, Norvégien, Portugais, Russe, Espagnol, Espagnol (Argentine), Espagnol (Amérique latine), Espagnol (Mexique), Suédois, Taïwanais, Anglais britannique, Anglais américain. |
| • | Matin Lorsque ce Profil est sélectionné, le message du matin et les options de menu du matin s'appliquent pendant les heures indiquées dans les Horaires des messages d'accueil du matin. Le numéro Enregistrer un message d'accueil indique le numéro interne à composer pour entendre le message actuel et enregistrer un nouveau message. |
| • | Après-midi Lorsque ce Profil est sélectionné, le message de l'après-midi et les options de menu de l'après-midi s'appliquent pendant les heures indiquées dans les Horaires des messages d'accueil de l'après-midi. Le numéro Enregistrer un message d'accueil indique le numéro interne à composer pour entendre le message actuel et enregistrer un nouveau message. |
| • | Soir Lorsque ce Profil est sélectionné, le message du soir et les options de menu du soir s'appliquent pendant les heures indiquées dans les Horaires des messages d'accueil du soir. Le numéro Enregistrer un message d'accueil indique le numéro interne à composer pour entendre le message actuel et enregistrer un nouveau message. |
| • | En dehors des heures de bureau Concernant les horaires qui ne sont pas inclus dans les paramètres du matin, de l'après-midi ou du soir, les messages et options de menu En dehors des heures de bureau s'appliquent. Si l'option Suivre le service de nuit est sélectionnée, cela s'applique également lorsque le système est mis en service de nuit. Le numéro Enregistrer un message d'accueil indique le numéro interne à composer pour entendre le message actuel et enregistrer un nouveau message. |
| • | Options Menu Ce message d'accueil doit décrire les options dont disposent les appelants après avoir écouté le message d'accueil du standard automatique. Le numéro Enregistrer un message d'accueil indique le numéro interne à composer pour entendre le message actuel et enregistrer un nouveau message. Il faut noter que le numéro change en fonction des options de menu du matin, de l'après-midi, du soir ou en dehors des heures de bureau. Le paramètre Message de menu (voir ci-dessus) contrôle si des messages de menu séparés s'appliquent à chaque état horaire ou non. |
| • | Message d'urgence : Version logicielle = 6.1 A l'aide de l'action Transfert au message d'accueil depuis un standard automatique, vous pouvez enregistrer et activer ou désactiver un message d'urgence. Lorsqu'il est activé, le message d'urgence est passé aux appelants avant tout autre message du standard automatique. Le numéro Enregistrer un message d'accueil indique le numéro interne à composer pour entendre le message actuel et enregistrer un nouveau message. Pour utiliser cette fonction, il faut définir le mot de passe système. Lorsqu'un message d'urgence est activé, un message à ce sujet s'affiche également sur le Poste Alarme (voir ci-dessous). |
| • | Poste Alarme : Par défaut = 10, Version logicielle = 6.1 Quand le Message d'urgence du standard automatique est activé (voir ci-dessus), un message d'avertissement s'affiche également sur le poste indiqué par ce champ. |
Configurer les actions du standard automatique
Ce tableau vous permet d'assigner les touches aux actions associées pour le standard automatique.
| • | Type : Version logicielle = 6.1 Les options de menu du standard automatique peuvent être variées selon l'heure. Ces cases d'option permettent de sélectionner l'ensemble des actions actuellement affichées et qui peuvent être modifiées dans IP Office Manager. |
| • | Le bouton en dessous du tableau des actions clés permet de copier l'ensemble des actions actives du Type sélectionné sur tous les autres types du standard automatique actif. Ceci supprime tous les paramètres existants des actions et destinations. |
| • | Touche Les touches du clavier du téléphone standard vont de 0 à 9 plus *, # et Fax. |
| • | Actions Les actions suivantes peuvent être attribuées à chaque touche. |
| • | Aucune action La touche correspondante n'a aucun effet. |
| • | Numéroter par nom L'appelant doit saisir le nom de l'utilisateur souhaité et appuyer sur #. Les invites de nom de la boîte vocale enregistrées pour les utilisateurs correspondants sont diffusées à l'appelant pour lui permettre d'effectuer sa sélection. L'ordre du nom utilisé est déterminé par le paramètre Numéroter par ordre de correspondance du nom. Les utilisateurs sans invite de nom enregistrée ou définie dans l'Exclusion du répertoire ne sont pas inclus. Les utilisateurs peuvent enregistrer leur nom en accédant à leur boîte vocale et en composant *05. |
| • | Numéroter par numéro Cette option permet aux utilisateurs de téléphones à fréquences vocales de composer le numéro de poste de l'utilisateur qu'ils cherchent à joindre. Aucune destination n'est définie pour cette option. Le paramètre Numérotation directe par numéro ci-dessus détermine comment les chiffres composés avec cette action sont utilisés. |
| • | Transfert vers un standard automatique : Version logicielle = 6.1+ Cette option transfère l'appelant vers un autre standard automatique indiqué. Cela fait sauter le menu d'accueil de ce standard automatique et seul le message des options de menu actif est passé. |
| • | Transfert vers le message d'accueil : Version logicielle = 6.1+ Cette option transfère l'appelant vers un ensemble d'invites de commandes permettant d'enregistrer le message d'urgence et de sélectionner si celui-ci est actif ou non. |
| • | Si un mot de passe système a été établi, il est demandé à l'appelant de saisir ce mot de passe avant qu'il puisse continuer. |
| • | Lorsque le message d'urgence est actif, il est passé aux appelants d'autres standards automatiques avant tout autre message d'accueil. |
| • | Lorsque le message d'urgence est actif, un avertissement s'affiche sur le Poste Alarme du standard automatique. |
| • | Transférer au numéro Transfère l'appel au poste ou au groupe sélectionné dans le champ Destination. |
| • | Réécouter le message d’accueil Permet de répéter le message d'accueil du menu. |
| • | Destination Définit la destination pour l'action suivante Transfert vers le numéro. La liste déroulante peut être utilisée pour sélectionner le poste ou les groupes disponibles configurés sur le système téléphonique. Cette liste contient une option pour relever la messagerie vocale. L'option Transfert vers le standard automatique permet de sélectionner le standard automatique cible. |
| • | L'option 76 : Le modem peut être utilisé pour sélectionner le modem V32 pris en charge par la première ligne de réseau analogique. Cette option permet d'avoir un accès à distance de base pour la maintenance. |
Enregistrement des messages d'accueil de standard automatique
Le fait de composer le numéro approprié indiqué ci-dessous dans le tableau permet d'enregistrer et de réécouter l'invite de commande du standard automatique correspondante. Il est important de se rappeler que les appelants entendent toujours deux invites : un message d'accueil puis un message de menu. De plus, ils peuvent également entendre en premier un message d'accueil d'urgence si celui-ci a été activé.
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Standard automatique |
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Messages d'accueil |
1 |
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3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Message d'accueil du matin |
7811 |
7812 |
7813 |
7814 |
7815 |
7816 |
7817 |
7818 |
7819 |
Message d'accueil de l'après-midi |
7821 |
7822 |
7823 |
7824 |
7825 |
7826 |
7827 |
7828 |
7829 |
Message d'accueil du soir |
7831 |
7832 |
7833 |
7834 |
7835 |
7836 |
7837 |
7838 |
7839 |
Message d’accueil En dehors des heures de bureau |
7851 |
7852 |
7853 |
7854 |
7855 |
7856 |
7857 |
7858 |
7859 |
Message d'accueil d'urgence |
7861 |
7862 |
7863 |
7864 |
7865 |
7866 |
7867 |
7868 |
7869 |
Messages d'action |
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Menu Matin |
7841 |
7842 |
7843 |
7844 |
7845 |
7846 |
7847 |
7848 |
7849 |
Menu Après-midi |
7871 |
7872 |
7873 |
7874 |
7875 |
7876 |
7877 |
7878 |
7879 |
Menu Soir |
7881 |
7882 |
7883 |
7884 |
7885 |
7886 |
7887 |
7888 |
7889 |
Menu En dehors des heures de bureau |
7891 |
7892 |
7893 |
7894 |
7895 |
7896 |
7897 |
7898 |
7899 |
Accès au standard automatique |
7801 |
7802 |
7803 |
7804 |
7805 |
7806 |
7807 |
7808 |
7809 |
Les numéros d'accès au standard automatique permettent un accès interne à un standard automatique. Les appels peuvent être transférés vers ces numéros.
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