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Standards automatiques

Vous pouvez accéder à ce menu en sélectionnant Gestion des appels entrants sur la barre de menu et en cliquant sur Standard automatique. Le menu affiche une liste de standards automatiques configurés pour l'utilisation. Elle peut servir à régler leurs paramètres et ajouter d'autres standards automatiques.

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Standard automatique

Voici les paramètres affichés pour chaque standard automatique. Ils peuvent être modifiées en double-cliquant sur le standard automatique.

Langue : Par défaut = Langue correspondant au système.
Ce paramètre contrôle la langue utilisée pour les messages d'action du standard automatique. Les options sont les suivantes : Arabe, Portugais brésilien, Français canadien, Cantonais, Danois, Néerlandais, Finnois, Français, Allemand, Italien, Coréen, Mandarin, Norvégien, Portugais, Russe, Espagnol, Espagnol (Argentine), Espagnol (Amérique Latine), Espagnol (Mexique), Suédois, Taïwanais, Anglais britannique, Anglais américain.
Utilisation de l'invite du menu : Par défaut = Chaque menu utilise son propre message.
Chaque option de profil horaire qu'utilise un standard automatique peut avoir son propre ensemble d'actions ; ainsi un message d'actions séparé à passer après le message d'accueil approprié peut être requis. C'est le rôle du paramètre Chaque menu utilise son propre message. Sinon, vous pouvez sélectionner l'une des options de menu comme message d'option de menu à passer à tout moment de la journée.
Service de nuit : Par défaut = Activé.
Si cette option est sélectionnée pendant que le système est en service de nuit, le standard automatique utilisera ses messages d'accueil et les actions de menu En dehors des heures de travail. Si elle n'est pas sélectionnée lorsque le système est en service de nuit, le standard automatique continuera à appliquer les options de messages d'accueil et menu en fonction des propres paramètres de profil horaire.
Service d'urgence : Par défaut = Désactivé.
Ce champ indique si l'option de message d'accueil d'urgence des standards automatiques est activée par une personne utilisant le standard automatique. Le champ peut également être utilisé pour désactiver le message d'accueil d'urgence sans avoir à passer par le menu du standard automatique.

D'autres paramètres peuvent être affichés et modifiés en cliquant sur le lien Afficher les détails.

Détails du standard automatique

Pour accéder à ce menu, cliquez sur le lien Afficher les détails à côté d'un standard automatique dans la liste des standards automatiques. Il affiche les paramètres détaillés pour le standard automatique particulier.

Pour revenir à la liste des standards automatiques, cliquez sur << Afficher tous les standards automatiques juste en dessous de la barre de menu. Le bouton Actions de l'appelant sert aussi à afficher et configurer les options utilisées par le standard automatique en réponse aux touches sur lesquelles l'appelant appuie.

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Configurer le profil

Il s'agit des paramètres généraux du standard automatique.

Inactivité maximale : Par défaut = 8 secondes. Plage = 1 à 20 secondes.
Ce champ définit le délai d'attente du standard automatique avant l'activation d'une touche valide, après lecture des messages du menu. Lorsque ce délai expire, l'appelant est transféré à l'opérateur (premier poste du système).
Utilisation de l'invite du menu : Par défaut = Chaque menu utilise son propre message.
Chaque option de profil horaire qu'utilise un standard automatique peut avoir son propre ensemble d'actions ; ainsi un message d'actions séparé à passer après le message d'accueil approprié peut être requis. C'est le rôle du paramètre Chaque menu utilise son propre message. Sinon, vous pouvez sélectionner l'une des options de menu comme message d'option de menu à passer à tout moment de la journée.
Appeler par numéro direct Par défaut = activé pour le premier standard automatique par défaut. Désactivé pour les autres standards automatiques.
Ce paramètre affecte le fonctionnement des touches utilisées dans le menu du standard automatique défini pour utiliser l'opération Composer par numéro.
Si sélectionné, la touche appuyée pour l'opération est incluse dans les numéros suivants composés par l'appelant pour la correspondance du poste. Par exemple, si 2 est défini pour l'opération Composer par numéro, un appelant peut composer le 20 pour appeler le poste 20.
Si non sélectionné, la touche appuyée pour l'opération n'est pas incluse dans les numéros suivants composés par l'appelant pour la correspondance du poste. Par exemple, si 2 est défini pour l'opération Composer par numéro, un appelant doit composer le 2 suivi du 20 pour appeler le poste 20.
Ordre de correspondance de la numérotation par nom : Par défaut = Nom puis Prénom.
Détermine l'ordre des noms utilisé pour les touches paramétrées sur Numéroter par nom. Les options disponibles sont Prénom puis Nom ou Nom puis Prénom. Le

Messages d’accueil

Le standard automatique peut diffuser différents messages d'accueil et d'actions de menu à différentes heures de la journée. Ces champs permettent de régler les heures de fonctionnement pour les options Matin, Après-midi et Soir.

Si des périodes se chevauchent, les réglages de la première des périodes qui se chevauchent sont utilisés.
En dehors de ces périodes où ils sont activés, les paramètres du standard automatique En dehors des heures de travail sont appliqués.
Les paramètres du panneau Service de nuit (voir lien ci-dessous) indiquent également les jours spécifiques pendant lesquels les paramètres En dehors des heures de travail remplacent les paramètres Matin, Après-midi et Soir.
Si l'option Service de nuit est activée sur le standard automatique, les paramètres des standards En dehors des heures de travail sont utilisés quand le système est réglé en service de nuit.
Matin
Quand il est sélectionné, le message d'accueil du matin et les actions de l'appelant sont utilisés aux heures indiquées. Le numéro interne à composer pour enregistrer le message d'accueil pour cette période est affiché en dessous du paramètre.
Après-midi
Quand il est sélectionné, le message d'accueil de l'après-midi et les actions de l'appelant sont utilisés aux heures indiquées. Le numéro interne à composer pour enregistrer le message d'accueil pour cette période est affiché en dessous du paramètre.
Soir
Quand il est sélectionné, le message d'accueil du soir et les actions de l'appelant sont utilisés aux heures indiquées. Le numéro interne à composer pour enregistrer le message d'accueil pour cette période est affiché en dessous du paramètre.

Message d'accueil d'urgence

L'utilisation de l'action Transfert au message d'accueil depuis un standard automatique vous permet d'enregistrer et activer ou désactiver un message d'accueil d'urgence. Lorsqu'il est activé, le message d'accueil d'urgence est passé aux appelants avant tout autre message du standard automatique. Le numéro interne à composer pour enregistrer le message d'accueil est affiché en dessous du paramètre. Pour utiliser cette fonction, il faut définir le mot de passe système.

Service d'urgence : Par défaut = Désactivé.
Ce champ indique si l'option de message d'accueil d'urgence des standards automatiques est activée par une personne utilisant le standard automatique. Le champ peut également être utilisé pour désactiver le message d'accueil d'urgence sans avoir à passer par le menu du standard automatique.
Poste de l'alerte : Par défaut = 10.
Si l'option Message d'accueil d'urgence du standard automatique est activée, les appelants entendront le message d'accueil d'urgence. De plus, un message d'avertissement s'affichera sur le poste indiqué par ce champ. Il s'agit en général du poste d'une personne autorisée à désactiver le message d'accueil d'urgence lorsque celui-ci n'est plus nécessaire.

En dehors des heures de travail

Généralement, les paramètres En dehors des heures de travail du standard automatique sont utilisés à tout moment si les profils d'heures (matin, après-midi et soir) ne sont pas valides. Cet ensemble de paramètres vous permet de définir des jours et des heures où les paramètres En dehors des heures de travail remplacent tous les autres. Ils peuvent être utilisés pour appliquer automatiquement les paramètres En dehors des heures de travail à des jours particuliers.

Les paramètres En dehors des heures de travail peuvent aussi être réglés de façon à remplacer les autres profils horaires quand le système est en service de nuit. Toutefois, cette méthode est activée et désactivée à l'aide du bouton de service de nuit. Les deux méthodes peuvent être combinées, mais les réglages automatiques ci-dessous seront toujours appliqués lorsque le service de nuit sera désactivé.

Désactivé chaque semaine
Cette liste déroulante sert à sélectionner les jours pour lesquels En dehors des heures de travail doit être utilisé pour remplacer les autres réglages horaires du standard automatique.
En dehors des heures de travail
Ces champs définissent les horaires utilisés pour l'exploitation automatique de En dehors des heures de travail pour les jours sélectionnés auparavant. Le numéro interne à composer pour enregistrer le message d'accueil pour cette période est affiché en dessous du paramètre.

 

Actions de l'appelant

Pour accéder à ce menu, cliquez sur le bouton Actions de l'appelant sur le menu Détails des standards automatiques. Il affiche les touches associées à des actions.

Des ensembles d'actions séparés peuvent être configurés pour une utilisation à des horaires pendant le matin, l'après-midi et le soir, définis dans les paramètres des détails du standard automatique. Un autre ensemble en dehors des heures peut être défini pour son utilisation à d'autres horaires (en dehors des heures de travail).

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Numérotation
Les touches du clavier du téléphone standard vont de 0 à 9 plus * et #. L'option Fax peut aussi être sélectionnée. Elle s'utilise avec une action Transfert vers numéro pour rediriger les appels de fax.
A
Les actions suivantes peuvent être attribuées à une touche.
Aucune action
La touche correspondante n'a aucun effet.
Numéroter par nom
L'appelant doit saisir le nom de l'utilisateur souhaité et appuyer sur #. Les noms d'utilisateurs enregistrés correspondant à la boite vocale enregistrée sont énumérés afin de permettre à l'appelant d'effectuer sa sélection. L'ordre du nom utilisé est déterminé par le paramètre Ordre de correspondance de la numérotation par nom. Les utilisateurs sans message de nom enregistré ou non activés dans Lister dans le répertoire ne sont pas inclus. Les utilisateurs peuvent enregistrer leur nom en accédant à leur boîte vocale et en composant *05.
Numéroter par numéro
Cette option permet aux utilisateurs de composer le numéro de poste de l'utilisateur qu'ils cherchent à joindre. Aucune destination n'est définie pour cette option. Le paramètre Appeler par numéro direct détermine comment les chiffres composés avec cette action sont utilisés.
Transférer au standard automatique
Cette option transfère l'appelant vers un autre standard automatique indiqué. Cela fait sauter le menu d'accueil de ce standard automatique et seul le message des options de menu actif est passé.
Transférer vers le message d'accueil d'urgence
Cette option transfère l'appelant vers un ensemble de messages permettant d'enregistrer le message d'urgence et de sélectionner si celui-ci est actif ou non.
Si un mot de passe système a été établi, il est demandé à l'appelant de saisir ce mot de passe avant de pouvoir continuer.
Lorsque le message d'accueil d'urgence est actif, il est passé aux appelants d'autres standards automatiques avant tout autre message d'accueil de standard automatique .
Lorsque le message d'accueil d'urgence est actif, un avertissement s'affiche sur le Poste de l'alerte du standard automatique.
Transfert vers numéro
Transfère l'appel au poste ou au groupe sélectionné avec l'action.
Réécouter le message d’accueil
Permet de répéter le message d'accueil du menu.
A
Certaines actions requièrent l'indication d'une destination :
Pour l'action Transfert vers numéro. La liste déroulante peut être utilisée pour sélectionner le poste ou les groupes disponibles configurés sur le système téléphonique. Cette liste contient une option pour relever la messagerie vocale.
Pour Transférer au standard automatique permet de sélectionner le standard automatique cible. L'option 76 : Le modem peut être utilisé pour sélectionner le modem V32 pris en charge par la première ligne de réseau analogique. Cette option permet d'avoir un accès à distance de base pour la maintenance.

 

 

Nouveau standard automatique

Les options de menu suivantes s'affichent en cliquant sur l'option Nouveau standard automatique de la liste des standards automatiques existants.
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Appeler par numéro direct Par défaut = activé pour le premier standard automatique par défaut. Désactivé pour les autres standards automatiques.
Ce paramètre affecte le fonctionnement des touches utilisées dans le menu du standard automatique défini pour utiliser l'opération Composer par numéro.
Si sélectionné, la touche appuyée pour l'opération est incluse dans les numéros suivants composés par l'appelant pour la correspondance du poste. Par exemple, si 2 est défini pour l'opération Composer par numéro, un appelant peut composer le 20 pour appeler le poste 20.
Si non sélectionné, la touche appuyée pour l'opération n'est pas incluse dans les numéros suivants composés par l'appelant pour la correspondance du poste. Par exemple, si 2 est défini pour l'opération Composer par numéro, un appelant doit composer le 2 suivi du 20 pour appeler le poste 20.
Utilisation de l'invite du menu : Par défaut = Chaque menu utilise son propre message.
Chaque option de profil horaire qu'utilise un standard automatique peut avoir son propre ensemble d'actions ; ainsi un message d'actions séparé à passer après le message d'accueil approprié peut être requis. C'est le rôle du paramètre Chaque menu utilise son propre message. Sinon, vous pouvez sélectionner l'une des options de menu comme message d'option de menu à passer à tout moment de la journée.
Service de nuit : Par défaut = Activé.
Si cette option est sélectionnée pendant que le système est en service de nuit, le standard automatique utilisera ses messages d'accueil et les actions de menu En dehors des heures de travail. Si elle n'est pas sélectionnée lorsque le système est en service de nuit, le standard automatique continuera à appliquer les options de messages d'accueil et menu en fonction des propres paramètres de profil horaire.
Service d'urgence : Par défaut = Désactivé.
Ce champ indique si l'option de message d'accueil d'urgence des standards automatiques est activée par une personne utilisant le standard automatique. Le champ peut également être utilisé pour désactiver le message d'accueil d'urgence sans avoir à passer par le menu du standard automatique.

 

 

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- Version 03.a.–
15:29, 22 July 2020
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Dernière modification : 11/05/2012