Manager: Konfigurationseinstellungen
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Manager: Konfigurationseinstellungen
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Einrichten der Automatischen Weitervermittlung |
Dieses Menü kann über die Seite System aufgerufen werden, indem Sie die Option Automatische Weitervermittlung verwalten auswählen. |
Dieses Menü kann über die Liste Verwaltungsaufgaben geöffnet werden, indem Sie Automatische Weitervermittlung konfigurieren wählen. |
Über dieses Menü wird die vom Telefonsystem bereitgestellte Funktion der Automatischen Weitervermittlung konfiguriert. In Version 6.1 und höher werden bis zu 9 Automatische Assistenten unterstützt. Über die Dropdown-Liste Automatische Weitervermittlung können Sie auswählen, welcher Automatische Weitervermittlung konfiguriert wird.
Wann werden Anrufe an einen Automatischen Assistenten geleitet?
Die IP Office Basic Edition - Quick Mode Voicemail unterstützt die Konfiguration von bis zu 9 Diensten für automatische Weitervermittlung, um Anrufe zu beantworten und umzuleiten. Wenn ein Automatischer Assistent konfiguriert wurde, können mit ihm Anrufe folgendermaßen beantwortet werden:
| • | Unmittelbare automatische Vermittlung Einer der Automatischen Assistenten kann als Übergabeziel für eine bestimmte Leitung definiert werden. Der Anruf wird unmittelbar diesem Automatischen Assistenten präsentiert. |
| • | Verzögerte/Optionale automatische Vermittlung Mit der Einstellung VMS-Intervall jeder Leitung können Sie festlegen, ob unbeantwortete Anrufe an einen bestimmten Automatischen Assistenten geleitet werden sollen. Diese Einstellung kann für den Tagbetrieb, Nachtbetrieb, beide Betriebsformen oder nie (Standard) aktiviert werden. Die Verzögerung, d. h. die Zeit, bevor der Anruf an den Automatischen Assistenten geleitet wird, wird über die Einstellungen VMS-Verzögerung - Tag und VMS-Verzögerung - Nacht der Leitung wie erwünscht festgelegt. |
Begrüßungszeiten
Für die Automatische Weitervermittlung können verschiedene Begrüßungsansagen für unterschiedliche Tageszeiten festgelegt werden. Nach der Begrüßungsansage werden immer die separaten Menüoptionen angesagt. Über diese Felder können Sie die Zeiten festlegen, an denen die einzelnen Begrüßungsansagen verwendet werden sollen.
Wenn die Zeiträume sich überschneiden, wird die erste für diesen Zeitraum gültige Begrüßungsansage verwendet. Dabei gilt die Reihenfolge: Vormittag, Nachmittag und Abend. Für Anrufe, die außerhalb des konfigurierten Zeitraums oder während des im System festgelegten Nachtbetriebs eingehen, wird die "Außerhalb der Bürozeiten"-Begrüßungsansage verwendet.
| • | Vormittag: Standard = 08:00 bis 11:59 Legt die Betriebszeiten für die Vormittagsbegrüßungsansage fest. |
| • | Nachmittag: Standard = 12:00 bis 17:59 Legt die Betriebszeiten für die Nachmittagsbegrüßungsansage fest. |
| • | Abend: Standard = 18:00 bis 21:00 Legt die Betriebszeiten für die Abendbegrüßungsansage fest. |
Konfigurieren von Profilen
Dies sind die allgemeinen Einstellungen für die Automatische Weitervermittlung.
| • | Automatische Weitervermittlung: Über diese Dropdown-Liste können Sie auswählen, welcher Automatische Assistent konfiguriert wird. In Version 6.1 und höher werden bis zu 9 Automatische Assistenten unterstützt. |
| • | Mit der Hinzufügen-Taste können Sie einen neuen Automatischen Assistenten erstellen. Es werden bis zu 9 Automatische Assistenten unterstützt. |
| • | Mit der Löschen-Taste wird der derzeit ausgewählte Automatische Assistent entfernt. Dabei werden keine der für diesen Automatischen Assistenten aufgezeichneten Begrüßungsansagen gelöscht. Der erste Automatische Assistent kann nicht entfernt werden. |
| • | Maximale Inaktivität: Standard = 8 Sekunden. Bereich = 1 bis 20 Sekunden. In diesem Feld wird festgelegt, wie lange die Automatische Weitervermittlung nach dem Abspielen einer Ansage darauf warten soll, dass eine gültige Taste gedrückt wird. Wenn diese Zeit überschritten wird, wird der Anrufer an die Vermittlung (erste Nebenstelle im System) vermittelt. |
| • | Menüansage: Standard = Jedes Menü verwendet eigene Ansage, Softwareversion = 6.1 Jede von der Automatischen Weitervermittlung verwendete Zeitprofiloption kann über eine eigene Auswahl an Aktionen verfügen und erfordert daher u. U. eine eigene Aktionsansage, die nach der entsprechenden Begrüßungsansage abgespielt wird. Dafür sorgt die Einstellung Jedes Menü verwendet eigene Ansage. Alternativ kann eine der Menüoptionen als Menüoptionsansage ausgewählt werden, die den gesamten Tag abgespielt wird. |
| • | Direktwahl nach Nummer: Standard = Ein für die erste voreingestellte automatische Weitervermittlung. Aus für weitere automatische Weitervermittlungen. Diese Einstellung beeinflusst die Tastenbetätigung im Menü der Automatischen Weitervermittlung, die auf die Verwendung der Aktion Wählen nach Nummer eingestellt ist. |
| • | Wenn dies ausgewählt wurde, wird die Tastenbetätigung für die Aktion in allen folgenden Ziffern eingeschlossen, die vom Anrufer zum Nebenstellenabgleich gewählt werden. Falls beispielsweise die 2 in den Aktionen für Wählen nach Nummer eingestellt ist, kann ein Anrufer 20 wählen, um die Nebenstelle 20 zu erreichen. |
| • | Wird die Einstellung nicht ausgewählt, ist die Tastenbetätigung für die Aktion in allen folgenden Ziffern nicht eingeschlossen, die vom Anrufer zum Nebenstellenabgleich gewählt werden. Falls beispielsweise die 2 in den Aktionen für Wählen nach Nummer eingestellt ist, muss ein Anrufer zuerst die 2 und dann 20 wählen, um die Nebenstelle 20 zu erreichen. |
| • | Nach Nachtbetrieb: Standard = Ein, Softwareversion = 6.1 und höher Wenn dies ausgewählt wurde, während sich das System im Nachtbetrieb befindet, verwendet die Automatische Weitervermittlung die "Außerhalb der Bürozeiten"-Begrüßungsansage und -Menüoptionen. Wenn dies nicht ausgewählt wurde und das System sich im Nachtbetrieb befindet, verwendet die Automatische Weitervermittlung die Begrüßungsansage und Menüoptionen, die mit den Zeitprofileinstellungen festgelegt wurden. |
| • | Zielwahlname - Vergleichsreihenfolge: Standard = Letzte(r) dann Erste(r). Bestimmt die Namensreihenfolge, die für die Aktion Zielwahlname verwendet wird. Verfügbare Optionen: Erste(r) dann Letzte(r) oder Letzte(r) dann Erste(r). |
| • | Sprache: Standard = Wie Systemsprache, Softwareversion = 6.1 und höher. Mit dieser Einstellung wird die für die Aktionsansagen der Automatischen Weitervermittlung verwendete Sprache festgelegt. Wenn diese Einstellung nicht festgelegt wurde, wird die Sprache des Systems verwendet. |
| • | Verfügbare Optionen:Arabisch, Dänisch, Deutsch, Englisch (GB), Englisch (USA), Finnisch, Französisch, Französisch (Kanada), Italienisch, Kantonesisch, Koreanisch, Mandarin, Niederländisch, Norwegisch, Portugiesisch, Portugiesisch (Brasilien), Russisch, Schwedisch, Spanisch, Spanisch (Argentinien), Spanisch (Lateinamerika), Spanisch (Mexiko), Taiwanesisch. |
| • | Vormittag Wenn dieses Profil ausgewählt wurde, werden während der unter Begrüßungszeiten festgelegten Zeiten für den Vormittag die Vormittagsbegrüßungsansage und -Menüoptionen verwendet. Die Grußansage aufzeichnen-Nummer kennzeichnet die interne Nummer, die zum Abspielen der aktuellen Begrüßungsansage und zum Aufzeichnen einer neuen Ansage gewählt werden kann. |
| • | Nachmittag Wenn dieses Profil ausgewählt wurde, werden während der unter Begrüßungszeiten festgelegten Zeiten für den Nachmittag die Nachmittagsbegrüßungsansage und -Menüoptionen verwendet. Die Grußansage aufzeichnen-Nummer kennzeichnet die interne Nummer, die zum Abspielen der aktuellen Begrüßungsansage und zum Aufzeichnen einer neuen Ansage gewählt werden kann. |
| • | Abend Wenn dieses Profil ausgewählt wurde, werden während der unter Begrüßungszeiten festgelegten Zeiten für den Abend die Abendbegrüßungsansage und -Menüoptionen verwendet. Die Grußansage aufzeichnen-Nummer kennzeichnet die interne Nummer, die zum Abspielen der aktuellen Begrüßungsansage und zum Aufzeichnen einer neuen Ansage gewählt werden kann. |
| • | Außerhalb der Bürozeiten Zu Zeiten, die außerhalb der Zeiträume "Vormittag", "Nachmittag" und "Abend" liegen, werden die "Außerhalb der Bürozeiten"-Begrüßungsansagen und -Menüoptionen verwendet. Wenn "Nach Nachtbetrieb" ausgewählt wird, gilt dies auch, wenn das System in den Nachtbetrieb gesetzt wird. Die Grußansage aufzeichnen-Nummer kennzeichnet die interne Nummer, die zum Abspielen der aktuellen Begrüßungsansage und zum Aufzeichnen einer neuen Ansage gewählt werden kann. |
| • | Menüoptionen In dieser Begrüßungsansage werden die nach dem Abspielen der Begrüßungsansage dee Automatischen Weitervermittlung für Anrufer verfügbaren Optionen ausgegeben. Die Grußansage aufzeichnen-Nummer kennzeichnet die interne Nummer, die zum Abspielen der aktuellen Begrüßungsansage und zum Aufzeichnen einer neuen Ansage gewählt werden kann. Beachten Sie, dass diese Nummer sich ändert, je nachdem, ob Sie die Menüoptionen für Vormittag, Nachmittag, Abend oder Außerhalb der Bürozeiten wählen. Die Menüansage-Einstellung (siehe oben) steuert, ob für jeden Zeitraum eigene Menüansagen verwendet werden. |
| • | Notfall-Ansage: Softwareversion = 6.1 Mit der Aktion Vermittlung zur Ansage eines Automatischen Assistenten kann eine Notfall-Ansage aufgezeichnet, aktiviert oder deaktiviert werden. Wird die Funktion aktiviert, wird vor jeder Ansage der Automatischen Weitervermittlung die Notfall-Ansage abgespielt. Die Grußansage aufzeichnen-Nummer kennzeichnet die interne Nummer, die zum Abspielen der aktuellen Begrüßungsansage und zum Aufzeichnen einer neuen Ansage gewählt werden kann. Zum Verwenden dieser Funktion muss das Systemkennwort festgelegt werden. Wenn eine Notfall-Ansage aktiv ist, wird auf der Alarm-Nebenstelle (siehe unten) ebenfalls eine derartige Nachricht angezeigt. |
| • | Alarm-Nebenstelle: Standard = 10, Softwareversion = 6.1 Wenn die Notfall-Ansage der Automatischen Weitervermittlung aktiv ist (siehe oben), wird auf der Nebenstelle ebenfalls eine Warnmeldung ausgegeben, wie durch dieses Feld gekennzeichnet. |
Einrichten der Aktionen der Automatischen Weitervermittlung
Mit dieser Tabelle können Sie zuweisen, welchen Tasten Aktionen für die Automatische Weitervermittlung zugewiesen sind.
| • | Typ: Softwareversion = 6.1 Die Menüoptionen der Automatischen Weitervermittlung können je nach Tageszeit variieren. Mit diesen Optionsschaltflächen können Sie auswählen, welche Aktionen derzeit angezeigt und in IP Office Manager bearbeitet werden können. |
| • | Über die Schaltfläche unter der Tabelle mit Tastenaktionen können Sie den aktuellen Aktionssatz für den ausgewählten Typ kopieren und auf alle anderen Typen im aktuellen Automatischen Assistenten anwenden. Damit werden alle bestehenden Einstellungen für Aktionen und Ziele überschrieben. |
| • | Taste Die Standardtelefontasten 0 bis 9 sowie *, # und Fax. |
| • | Aktion Die folgenden Aktionen können den einzelnen Tasten zugewiesen werden. |
| • | Keine Aktion Beim Drücken der Taste erfolgt keine Aktion. |
| • | Zielwahlname Anrufer werden aufgefordert, den Namen des gewünschten Benutzers zu wählen und anschließend # zu drücken. Danach werden die aufgezeichneten Mailbox-Namensansagen entsprechender Benutzer abgespielt, damit der Anrufer eine Auswahl treffen kann. Die verwendete Namensreihenfolge wird von der Einstellung Zielwahlname - Vergleichsreihenfolge bestimmt. Benutzer ohne aufgezeichnete Namensansage oder die auf Geheimnummer eingestellt sind, werden nicht berücksichtigt. Benutzer können ihren Namen aufzeichnen, indem sie auf ihre Mailbox zugreifen und *05 wählen. |
| • | Wählen nach Nummer Diese Option ermöglicht es Anrufern mit einem Tonwahltelefon (DTMF), die Nebenstellennummer des gewünschten Benutzers zu wählen. Für diese Option ist keine Zielnummer eingestellt. Die oben stehende Einstellung Direktwahl nach Nummer legt fest, wie die bei dieser Aktion gewählten Ziffern verwendet werden. |
| • | Vermittlung an Automatischen Assistenten: Softwareversion = 6.1 und höher Mit dieser Option wird der Anrufer an einen anderen festgelegten Automatischen Assistenten vermittelt. Dabei wird die Begrüßungsansage dieses Automatischen Assistenten übersprungen. Es werden nur die geltenden Menüoptionen abgespielt. |
| • | Vermittlung zur Ansage: Softwareversion = 6.1 und höher Mit dieser Option wird der Anrufer an einen Ansagensatz weitergeleitet, um die Notfall-Ansage aufzuzeichnen und um festzulegen, ob die Notfall-Ansage aktiv sein soll. |
| • | Wenn ein Systemkennwort festgelegt wurde, wird der Anrufer aufgefordert, dieses Kennwort einzugeben, bevor er fortfahren kann. |
| • | Wenn die Notfall-Ansage aktiv ist, wird sie den anderen Anrufern bei der Automatischen Weitervermittlung abgespielt, bevor eine andere Begrüßungsansage der Automatischen Weitervermittlung abgespielt wird. |
| • | Wenn die Notfall-Ansage aktiv ist, wird auf der Alarm-Nebenstelle der Automatischen Weitervermittlung eine Warnung angezeigt. |
| • | Vermittlung an Nummer Vermitteln Sie den Anruf an die Nebenstelle oder Gruppe, die im Feld Ziel ausgewählt wurde. |
| • | Begrüßung erneut abspielen Wiederholen Sie die aktuelle Menüoptionsansage. |
| • | Ziel Legt die Zielrufnummer für die Aktion Vermittlung an Nummer fest. Über die Dropdown-Liste können Sie die verfügbare Nebenstelle und die verfügbaren Gruppen auswählen, die im Telefonsystem konfiguriert wurden. Diese Liste enthält eine Option zum Abrufen von Voicemail. Bei Vermittlung an Automatischen Assistenten können Sie den gewünschten Automatischen Assistenten auswählen. |
| • | Die Option 76: Modem kann zur Auswahl des von der ersten analogen Amtsleitung unterstützten V32-Modems verwendet werden. Dies ermöglicht einen grundlegenden Remote-Zugang für Wartungsarbeiten. |
Aufzeichnen von Grußansagen für Automatische Assistenten
Durch die Wahl der entsprechenden in der unten stehenden Tabelle gezeigten Nummer können Sie die Ansage des jeweiligen Automatischen Assistenten aufnehmen und abspielen. Beachten Sie, dass Anrufer immer zwei Ansagen hören: eine Begrüßung und dann ein Menü. Darüber hinaus wird, sofern aktiviert, zuerst eine Notfall-Ansage abgespielt.
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Automatische Weitervermittlung |
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Begrüßungsansagen |
1 |
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3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
Vormittagsbegrüßung |
7811 |
7812 |
7813 |
7814 |
7815 |
7816 |
7817 |
7818 |
7819 |
Nachmittagsbegrüßung |
7821 |
7822 |
7823 |
7824 |
7825 |
7826 |
7827 |
7828 |
7829 |
Abendbegrüßung |
7831 |
7832 |
7833 |
7834 |
7835 |
7836 |
7837 |
7838 |
7839 |
Grußansage - Außerhalb der Bürozeiten |
7851 |
7852 |
7853 |
7854 |
7855 |
7856 |
7857 |
7858 |
7859 |
Notfall-Ansage |
7861 |
7862 |
7863 |
7864 |
7865 |
7866 |
7867 |
7868 |
7869 |
Aktionsansagen |
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Vormittagsmenü |
7841 |
7842 |
7843 |
7844 |
7845 |
7846 |
7847 |
7848 |
7849 |
Nachmittagsmenü |
7871 |
7872 |
7873 |
7874 |
7875 |
7876 |
7877 |
7878 |
7879 |
Abendmenü |
7881 |
7882 |
7883 |
7884 |
7885 |
7886 |
7887 |
7888 |
7889 |
Menü - Außerhalb der Bürozeiten |
7891 |
7892 |
7893 |
7894 |
7895 |
7896 |
7897 |
7898 |
7899 |
Zugriff auf die automatische Weitervermittlung |
7801 |
7802 |
7803 |
7804 |
7805 |
7806 |
7807 |
7808 |
7809 |
Mit den Zugriffsnummern des Automatischen Assistenten können Sie intern auf einen Automatischen Assistenten zugreifen. Anrufe können an diese Nummern vermittelt werden.
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