Al fine di installare e gestire un sistema IP Office occorre avere familiarità con l'uso delle seguenti applicazioni.
•IP Office Manager
È un'applicazione basata su Windows. IP Office Manager è impiegato per accedere a tutte le sezioni della configurazione di IP Office. È possibile definire vari livelli di accesso per controllare le parti della configurazione che gli utenti di possono visualizzare e modificare. IP Office Manager consente anche di eseguire l'upgrade dei file del software utilizzati da un sistema IP Office.
•Versione di IP Office Manager
È fondamentale scaricare e installare la versione corretta della suite di amministrazione di IP Office che include IP Office Manager.
•Per l'installazione del sistema, utilizzare la versione di IP Office Manager corrispondente alla versione di IP Office richiesta sul sistema. Questa azione imposta la versione del software caricato quando si ricrea la scheda SD del sistema.
•Per la manutenzione del sistema, la versione di IP Office Manager utilizzata consente di impostare la versione del software caricata nei sistemi durante l'upgrade del sistema.
•Per la configurazione del sistema, IP Office Manager versione 12.0 è compatibile con le versioni precedenti per i sistemi che eseguono software a partire da IP Office versione 6.0. IP Office Manager non può caricare la configurazione dei sistemi IP Office che eseguono versioni successive del software.
•Admin Lite non supportato
Si noti che IP Office Manager installato mediante l'installer AdminLite non costituisce la versione completa. Viene eseguito solo in inglese e non include i file necessari per azioni quali upgrade di sistema, ricreazione della scheda SD ecc. Per supportare completamente i sistemi, assicurarsi di installare la suite di amministrazione IP Office completa (circa 1,52 GB in confronto ai 230 MB dell'installer AdminLite).
•IP Office Web Manager
Dopo l'installazione, è possibile accedere alla configurazione dei sistemi IP500 V2 anche tramite browser Web, mediante gli stessi account utente di servizio utilizzati per IP Office Manager.
•Amministrazione basata sul telefono
Per i sistemi eseguiti nella modalità IP Office Basic Edition, molte funzioni possono essere gestite utilizzando l'amministrazione basata sul telefono da uno dei primi due interni del sistema.
•System Status Application
System Status Application (SSA) è uno strumento di reporting in grado di fornire un'ampia gamma di informazioni sullo stato corrente di un sistema IP Office. Lo strumento genera rapporti sulle risorse e sui componenti disponibili nel sistema e fornisce informazioni dettagliate sulle chiamate in corso. Visualizza inoltre le informazioni dettagliati sugli allarmi attuali e quelli salvati nella cronologia. Se necessario ai fini della diagnostica, l'applicazione SSA è in grado di scattare un'istantanea dello stato del sistema IP Office, compresa una copia della configurazione corrente.
•Monitor (Monitoraggio del sistema)
Monitoraggio del sistema consente di visualizzare i dettagli delle attività del sistema IP Office. Per interpretare le tracce, è necessario quindi avere una conoscenza approfondita dei protocolli di telefonia e dati. Poiché Avaya può richiedere copia delle tracce per analizzare i problemi sottoposti al supporto, è indispensabile che tutti gli addetti all'installazione e alla manutenzione di IP Office sappiano utilizzare Monitor per l'acquisizione delle suddette tracce.