Automatische Weitervermittlungen

Dieses Menü erreichen Sie, indem Sie in der Menüleiste Verwaltung eingehender Anrufe auswählen und auf Automatische Weitervermittlung klicken. Das Menü zeigt eine Liste der zur Benutzung konfigurierten automatischen Weitervermittlungen. Es kann benutzt werden, um deren Einstellungen anzupassen und zusätzliche automatische Weitervermittlungen hinzuzufügen.

Unten sehen Sie die Einstellungen, die für jede automatische Weitervermittlung angezeigt werden. Sie lassen sich ändern, indem Sie doppelt auf die gewünschte automatische Weitervermittlung klicken.

•

Sprache: Standard = Wie Systemsprache.
Diese Einstellung steuert die Sprache für die Ansagen der automatischen Weitervermittlung. Verfügbare Optionen: Arabisch, Brasilianisches Portugiesisch, Kanadisches Französisch, Kantonesisch, Dänisch, Niederländisch, Finnisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Koreanisch, Mandarin, Norwegisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch, Spanisch (Argentinisch), Spanisch (Lateinamerika), Spanisch (Mexikanisch), Schwedisch, Taiwanesisch, GB-Englisch, US-Englisch.

•

Verwendung Menüansage: Standard = Eigene (Jedes Menü verwendet eine eigene Ansage).
Jede von einer automatischen Weitervermittlung genutzte Option Zeitprofil kann einen eigenen Satz Aktionen haben, weshalb es erforderlich sein kann, dass separate Aktionsansagen nach der entsprechenden Begrüßungsansage abgespielt werden müssen. Dafür sorgt die Einstellung Eigene (Jedes Menü verwendet eine eigene Ansage). Alternativ kann eine der Menüoptionen als Menüoptionsansage ausgewählt werden, die den gesamten Tag abgespielt wird.

•

Nachtbetrieb: Standard = Ein.
Wenn diese Option ausgewählt wurde, während sich das System im Nachtbetrieb befindet, verwendet die automatische Weitervermittlung die Begrüßungsansage und Menüoptionen für „Außerhalb der Bürozeiten“. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist und das System sich im Nachtbetrieb befindet, werden von der automatischen Weitervermittlung weiterhin die in den Zeitprofileinstellungen festgelegten Begrüßungsansagen und Menüoptionen verwendet.

•

Notfall-Ansage: Standard = Aus.
Dieses Feld zeigt an, dass die Notfall-Ansageoption der automatischen Weitervermittlung von jemandem aktiviert wurde, der die automatische Weitervermittlung verwendet. Über das Feld die Notfall-Ansage auch deaktiviert werden ohne das Menü der automatischen Weitervermittlung verwenden zu müssen.

Weitere Einstellungen können angezeigt und bearbeitet werden, indem Sie auf Details anzeigen klicken.

Dieses Menü erreichen Sie, indem Sie neben einer automatischen Weitervermittlung in der Liste der automatischen Weitervermittlungen auf Details anzeigen klicken. Es zeigt die Detail-Einstellungen für die gewählte automatische Weitervermittlung.

Klicken Sie auf << Alle automatischen Weitervermittlungen anzeigen direkt unterhalb der Menüleiste, um zur Liste aller automatischen Weitervermittlungen zurückzukehren. Mit der Schaltfläche Anruferaktionen können Sie die Optionen anzeigen und konfigurieren, mit der die automatische Weitervermittlung auf Tastendrücke des Anrufers reagiert.

Dies sind die allgemeinen Einstellungen für die automatische Weitervermittlung.

•

Maximale Inaktivität: Standard = 8 Sekunden. Bereich = 1 bis 20 Sekunden.
In diesem Feld wird festgelegt, wie lange die automatische Weitervermittlung nach dem Abspielen der Ansagen darauf warten soll, dass eine gültige Taste gedrückt wird. Wenn diese Zeit überschritten wird, wird der Anrufer an den Operator (erste Nebenstelle im System) vermittelt.

•

•	Nach Durchwahl wählen: Standard = Ein für die erste voreingestellte automatische Weitervermittlung. Aus für weitere automatische Weitervermittlungen. Diese Einstellung beeinflusst die Tastendrücke im Menü der automatischen Weitervermittlung, die auf Durchwahl nach Nummer eingestellt ist.

•

Wenn dies ausgewählt wurde, wird der Tastendruck für die Aktion in allen folgenden Ziffern eingeschlossen, die vom Anrufer zum Nebenstellenabgleich gewählt werden. Ist beispielsweise die 2 in den Aktionen für Durchwahl nach Nummer eingestellt, kann ein Anrufer 20 wählen, um die Nebenstelle 20 zu erreichen.

•

Ist die Einstellung nicht ausgewählt, wird der Tastendruck für die Aktion in allen folgenden Ziffern nicht eingeschlossen, die vom Anrufer zum Nebenstellenabgleich gewählt werden. Ist beispielsweise die 2 in den Aktionen für Durchwahl nach Nummer eingestellt, muss ein Anrufer zuerst die 2 und dann 20 wählen, um die Nebenstelle 20 zu erreichen.

•	Zielwahl - Namensabgleich: Standard = Nach Nachname. Bestimmt die Namensreihenfolge, die für die Aktion Zielwahlname verwendet wird. Die Optionen lauten Nach Vorname oder Nach Nachname. Das

Für die automatische Weitervermittlung können verschiedene Begrüßungsansagen und Menüaktionen für unterschiedliche Tageszeiten festgelegt werden. Diese Felder werden verwendet, um die Betriebszeiten für „Vormittags“, „Nachmittags“ und „Abends“ festzulegen.

•	Falls sich zwei Perioden überlappen, werden die Einstellungen für die erste der sich überlappenden Perioden benutzt.

•	Wenn diese Perioden aktiviert sind, werden in Zeiten außerhalb der eingestellten Perioden die Einstellungen der automatischen Weitervermittlung für „Außerhalb der Bürozeiten“ angewendet.

•	Die Einstellungen im Fenster Nachtbetrieb unten geben auch bestimmte Tage an, an denen die Einstellungen für „Außerhalb der Bürozeiten“ Vorrang vor den Einstellungen für „Vormittags“, „Nachmittags“ und „Abends“ haben.

•	Wenn für die automatische Weitervermittlung die Option Nachtbetrieb aktiviert ist, werden die Einstellungen für außerhalb der Bürozeiten verwendet, wenn das System in den Nachtbetrieb versetzt wird.

•	Vormittags Wenn diese Einstellung gewählt ist, werden im angegebenen Zeitraum die Vormittagsbegrüßung und die Anruferaktionen für „Vormittags“ benutzt. Unter der Einstellung wird die interne Nummer angezeigt, die gewählt werden muss, um die Begrüßung für diesen Zeitraum aufzuzeichnen.

•	Nachmittags Wenn diese Einstellung gewählt ist, werden im angegebenen Zeitraum die Nachmittagsbegrüßung und die Anruferaktionen für „Nachmittags“ benutzt. Unter der Einstellung wird die interne Nummer angezeigt, die gewählt werden muss, um die Begrüßung für diesen Zeitraum aufzuzeichnen.

•	Abends Wenn diese Einstellung gewählt ist, werden im angegebenen Zeitraum die Abendbegrüßung und die Anruferaktionen für „Abends“ benutzt. Unter der Einstellung wird die interne Nummer angezeigt, die gewählt werden muss, um die Begrüßung für diesen Zeitraum aufzuzeichnen.

Mit der Aktion Vermittlung zur Ansage einer automatischen Weitervermittlung kann eine Notfall-Ansage aufgezeichnet, aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn diese Funktion aktiv ist, wird vor jeder Ansage der automatischen Weitervermittlung zunächst die Notfall-Ansage abgespielt. Unter der Einstellung wird die interne Nummer angezeigt, die gewählt werden muss, um die Begrüßung aufzuzeichnen. Zum Verwenden dieser Funktion muss das Systemkennwort festgelegt werden.

•

Notfall-Nebenstelle: Standard = 10.
Wenn die Option Notfall-Ansage der automatischen Weitervermittlung aktiviert ist, hören die Anrufer, die die automatische Weitervermittlung erreichen, nicht nur die Notfall-Ansage, sondern an der in diesem Feld angegebenen Nebenstelle wird außerdem eine Warnmeldung angezeigt. Normalerweise sollte hier die Nebenstelle einer Person verwendet werden, die die Notfall-Ansage deaktivieren kann, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

Normalerweise werden die Einstellungen für „Außerhalb der Bürozeiten“ der automatischen Weitervermittlung immer dann verwendet, wenn keines der anderen Zeitprofile (Vormittags, Nachmittags, Abends) zutrifft. Mit diesem Einstellungssatz können Sie bestimmte Tage und Zeiten an diesen Tagen definieren, an denen alle anderen Einstellungen durch die Einstellungen für „Außerhalb der Bürozeiten“ außer Kraft gesetzt werden. Damit können die Einstellungen für „Außerhalb der Bürozeiten“ an bestimmten Tagen den ganzen Tag lang gelten.

Die Einstellungen für „Außerhalb der Bürozeiten“ können auch verwendet werden, um die anderen Zeitprofile außer Kraft zu setzen, wenn sich das System im Nachtbetrieb befindet. Dieses Verfahren wird allerdings über eine Nachtbetrieb-Taste manuell ein- und ausgeschaltet. Die beiden Verfahren lassen sich kombinieren, jedoch werden weiterhin die nachstehend aufgeführten automatischen Einstellungen angewendet, wenn der Nachtbetrieb ausgeschaltet ist.

•	Wochenende In dieser Dropdown-Liste können die Tage ausgewählt werden, an denen die unten eingestelltenDienstfreien Zeiten die übrigen Zeiteinstellungen der automatischen Weitervermittlung außer Kraft setzen sollen.

•	Dienstfreie Zeiten Mit diesen Feldern werden die Zeiten für automatischen „Außerhalb der Bürozeiten“-Betrieb an den oben gewählten Tagen eingestellt. Unter der Einstellung wird die interne Nummer angezeigt, die gewählt werden muss, um die Begrüßung für diesen Zeitraum aufzuzeichnen.

Dieses Menü kann über die Anruferaktionen-Schaltfläche auf dem Detail-Menü von automatischen Weitervermittlungen erreicht werden. Es zeigt die Tastendrücke an, denen Aktionen zugeordnet sind.

Es ist möglich, für die in den Detail-Einstellungen der automatischen Weitervermittlung definierten Vormittags-, Nachmittags- und Abendperioden jeweils separate Aktionssätze zu konfigurieren. Ein weiterer Aktionssatz kann für außerhalb der Bürozeiten definiert werden.

•	Wählen von Die Standard-Wähltastenfeldtasten 0 bis 9 sowie * und #. Es kann auch die Option Fax ausgewählt werden. Diese kann mit einer Weiterleiten an Nummer-Aktion zum Umleiten von Faxanrufen benutzt werden.

•

Zielwahlname
Anrufer werden aufgefordert, den Namen des gewünschten Benutzers zu wählen und anschließend # zu drücken. Danach werden die aufgezeichneten Mailbox-Namen übereinstimmender Benutzer abgespielt, damit der Anrufer eine Auswahl treffen kann. Die Namensreihenfolge wird von der Einstellung Zielwahl - Namensabgleich bestimmt. Benutzer ohne aufgezeichnete Namensansage oder ohne Eintrag bei In Verzeichnis aufführen werden nicht berücksichtigt. Benutzer können ihren Namen aufzeichnen, indem sie auf ihre Mailbox zugreifen und *05 wählen.

•	Durchwahl nach Nummer Mit dieser Option kann der Anrufer die Nebenstellennummer des gewünschten Benutzers zu wählen. Für diese Option ist kein Ziel eingestellt. Die Einstellung Nach Durchwahl wählender Telefonzentrale legt fest, wie die bei dieser Aktion gewählten Ziffern verwendet werden.

•	Automatische Weiterleitung Mit dieser Option wird der Anrufer an eine andere angegebene automatische Weitervermittlung vermittelt. Dabei wird die Begrüßungsansage dieser automatischen Weitervermittlung übersprungen. Es werden nur die derzeitigen Begrüßungen der Menüoptionen abgespielt.

•	Übergabe zu Notfall-Ansage Mit dieser Option wird der Anrufer an einen Ansagensatz weitergeleitet, um die Notfall-Ansage aufzuzeichnen und um festzulegen, ob die Notfall-Ansage aktiv sein soll oder nicht.

•	Ist die Notfall-Ansage aktiv, wird sie den anderen Anrufern an der automatischen Weitervermittlung abgespielt, bevor eine andere Begrüßungsansage der automatischen Weitervermittlung abgespielt wird.

•	Ist die Notfall-Ansage aktiv, wird an der Notfall-Nebenstelle der automatischen Weitervermittlung eine Warnmeldung angezeigt.

•	Weiterleitungsnummer Vermitteln Sie den Anruf an die Nebenstelle oder Gruppe, die für die Aktion eingestellt wurde.

•	Bei der Aktion Weiterleitungsnummer können Sie über die Dropdown-Liste eine verfügbare Nebenstelle oder eine der im Telefonsystem konfigurierten verfügbaren Gruppen auswählen. Diese Liste enthält eine Option zum Abrufen von Voicemail.

•	Bei der Option Automatische Weiterleitung können Sie die gewünschte automatische Weitervermittlung auswählen. Die Option 76: Modem kann zur Auswahl des von der ersten analogen Amtsleitung unterstützten V32-Modems verwendet werden. Dies ermöglicht einen Basis-Remote-Zugang für Wartungsarbeiten.

•	Nach Durchwahl wählen: Standard = Ein für die erste voreingestellte automatische Weitervermittlung. Aus für weitere automatische Weitervermittlungen. Diese Einstellung beeinflusst die Tastendrücke im Menü der automatischen Weitervermittlung, die auf Durchwahl nach Nummer eingestellt ist.

•